Job description
De Universiteitsraad (UR) is het centrale medezeggenschapsorgaan van de TU/e. De Universiteitsraad bestaat uit een voorzitter (1.0 fte), een secretaris (0.8 fte) en een secretaresse (0.6 fte). Dit team ondersteunt de 18 gekozen U-raadsleden bij hun werkzaamheden, organiseert alle vergaderingen van de U-raad en verzorgt de informatievoorziening voor de leden en voor de TU/e als geheel.
Functie-inhoud:
De belangrijkste werkzaamheden van de secretaresse van de Universiteitsraad zijn:
- Vergaderingen en bijeenkomsten organiseren met alles wat daarbij hoort: plannen, zalen regelen, agendabeheer, catering regelen, stukken behandelen en plaatsen op SharePoint, optreden als ‘gastvrouw’ bij openbare UR vergaderingen, waar nodig aantekeningen/notulen maken, administratieve afhandeling van de UR vergaderingen etc.
- Regelen van evenementen/grotere bijeenkomsten
- Digitale correspondentie, bijhouden secretariaatsmailbox, beoordelen zelf afhandelen of doorzetten naar secretaris of voorzitter
- Administratieve ondersteuning: plaatsen van stukken op SharePoint, beheren van SharePoint, plaatsen van stukken op Teams, postlijsten verzorgen, verzorgen van vergoedingen voor UR leden, administratie van de leden, commissies, het doen van bestellingen, goedkeuren van betalingen etc.
- Informatieverstrekking: voor veel mensen eerste aanspreekpunt van de UR, het (laten) aanpassen van onze website, communicatie met UR-leden, uitleg geven aan derden over UR-processen
- Bijhouden van onze intranetpagina’s en verder meewerken aan de zichtbaarheid van de UR
- Ondersteuning voorzitter en secretaris waar nodig.
Dit overzicht is niet uitputtend, maar geeft wel een goede indruk.
Er is een goed handboek voor het secretariaat beschikbaar wat het gemakkelijker maakt om de werkzaamheden op te pakken.
NB Bij de UR wordt vrijwel alles in het Engels afgehandeld. Een goede kennis van Engels in woord en geschrift is dus een vereiste (overigens net als van het Nederlands).
Job requirements
- Relevante opleiding en ruime ervaring minimaal op MBO niveau.
- Goed spreek- en schrijfvaardigheid in zowel Engels als Nederlands.
- Goede communicatieve vaardigheden en flexibele werkmentaliteit.
- Discretie en een uitstekend gevoel voor organisatorische en politieke verhoudingen
- Goede beheersing van MS-office programma’s.
Conditions of employment
- Aanstelling voor een jaar met vooruitzicht op vast dienstverband.
- Salarisschaal 6/7 CAO voor Nederlandse Universiteiten, affhankelijk van opleiding, ervaring en achtergrond van de kandidaat.
- Uitstekende arbeidsvoorwaarden waaronder 8% vakantiegeld, een vaste 13e maand uitkering, 41 vakantiedagen op jaarbasis bij een fulltime 40-urige werkweek, pensioenregeling, uitstekende sportfaciliteiten en opleidingsmogelijkheden.
- Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans, mogelijkheid tot hybride werken.*
- Tegemoetkoming voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
- En verder betreft het een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit, midden tussen de studenten, docenten en wetenschappers, op een groene campus op loopafstand van het centraal station.
- Aanwezigheid bij de UR vergaderingen met het College van Bestuur. Die vinden ca. 8 maal per jaar plaats, in beginsel op maandag, begintijd 16.00 uur. Eindtijd hangt af van de agenda en het verloop van de vergadering.
- Beschikbaar als de vergaderstukken binnenkomen en verwerkt moeten worden; dat is op een aantal donderdagmiddagen en vrijdagen (ochtend en middag).
* In principe 1 of 2 dagen per week aanwezigheid op de campus, met een paar bijzonderheden:
- Minimaal aanwezig op de campus op maandag.
- Bereidheid tot overige aanwezigheid in overleg.
Information and application
Over de TU/e
De TU/e is een internationaal vooraanstaande universiteit die ingenieurs van de toekomst opleidt en de grenzen van wetenschap en technologie verlegt voor een betere wereld. Op de levendige en inspirerende campus werkt en studeert een internationale community van bijna 7.000 medewerkers en 13.000 studenten.
Sollicitatie
Ben je geïnteresseerd? Via de solliciteer-knop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties.
De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.
We kijken uit naar je sollicitatie!