Job description

Ben jij maatschappelijk betrokken en wil jij een bijdrage leveren aan de onderwijssector? En wil je vanuit jouw passie voor onderwijs het verschil maken voor studenten in een baan met veel zelfstandigheid en waarin je ook aan de slag met het optimaliseren van processen. Ben jij integer, zorgvuldig en kun je goed luisteren terwijl je de essentiële informatie filtert? Dan ben jij de secretaris die het team Studievoortgang graag wil hebben!

• HBO werk- en denkniveau
• 28 – 40 uur per week

Wat ga jij doen?

Als secretaris van een examencommissie help je studenten met vraagstukken rondom de voortgang van hun studie. Jij bent de drijvende kracht van de examencommissie doordat je informatie verzamelt en analyseert. Je geeft adviezen, bereid verzoeken van studenten voor, stuurt de besluiten op en bewaakt de voortgang van verzoeken van studenten én van de kwaliteit van de opleiding.

Jij bent verantwoordelijk voor het organiseren van vergaderingen van de examencommissie, waarbij je soms inhoudelijke ondersteuning biedt tijdens de vergaderingen en de verslaglegging verzorgt. Daarnaast zorg je voor het voorbereiden en afhandelen van bindende studieadviezen en studievoortgangsadviezen.

Het inrichten, het archiveren en het beheren van het secretariaat zijn aspecten die onderdeel uitmaken van jouw werkzaamheden. Door jouw inbreng wordt de kwaliteit van het onderwijs gewaarborgd. Je krijgt mandaten zodat je voor bepaalde zaken zelfstandig aan de slag kan gaan. De voorbereiding van besluiten die de examencommissie gaat nemen komen uit jouw hand en zijn gebaseerd op de verzoeken die studenten indienen. Hierbij hou je rekening met juridische-, uitvoeringstechnische – en menselijke aspecten. Daarnaast spreek je regelmatig met collega’s van de dienst Education and Student Affairs en ook met docenten, om informatie in te winnen voor de ingediende verzoeken. Je vervult dus een schakelrol tussen de examencommissie en uitvoerende diensten. Kortom, een uitdagende functie met veel ruimte om jezelf verder te ontwikkelen.

Een aantal voorbeelden van jouw verantwoordelijkheden zijn:

• Voorbereiden en afhandelen van besluiten van de examencommissie over verzoeken en klachten van studenten en derden (incl. vermoedens van fraude) en het verzorgen van overige correspondentie;
• Toetsen van voorgenomen standpunten en besluiten van de examencommissie aan de relevante besluitvormingskaders, procedures en wettelijke bepalingen (bv. OER, WHW, etc.);
• Adviseren van de examencommissie, en in het bijzonder van de voorzitter, m.b.t. jurisprudentie op basis van eerder genomen besluiten;
• Afstemmen met de secretarissen van andere examencommissies m.b.t. besluitvorming en werkafspraken over de secretariële ondersteuning;
• Secretariële ondersteuning bij beroepszaken en het organiseren van het uitschrijven van diploma’s;
• Goedkeuren van (aanpassingen aan) examenprogramma’s.

Job requirements

Wie ben jij?

• Je hebt HBO werk- en denkniveau;
• Je herkent jezelf in de volgende eigenschappen: servicegericht, flexibel, kritisch, objectief, communicatief vaardig, nieuwsgierig, onderzoekend en pro-actief;
• Kennis of ervaring met juridische vraagstukken, wetgeving of regelgeving;
• Communicatief vaardig, je kunt helder en zorgvuldig formuleren in de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Werkervaring in het hoger onderwijs is een pré;
• Je bent in staat jezelf alle relevante informatie eigen te maken met betrekking tot Onderwijs- en Examenregelingen (OER), Algemene Wet Bestuursrecht (AwB) en de Wet Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek (WHW).

Conditions of employment

Wat bieden wij:

• Een dynamische werkomgeving met een uitdagend werkpakket en ruime persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden;
• De functie is ingedeeld in schaal 8 of 9 van de CAO Nederlandse Universiteiten, het salaris bedraagt afhankelijk van kennis en ervaring minimaal € 2.818,- en maximaal € 4.257,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling;
• Daarnaast heb je recht op uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een ABP-pensioen, 41 verlofdagen bij een 40-urige werkweek, een vaste 13e maand (8,3%) en zeer uitgebreide sportfaciliteiten;
• Het betreft een dienstverband voor één jaar met de intentie om bij goed functioneren en ongewijzigde economische omstandigheden het dienstverband te verlengen of om te zetten in een vaste aanstelling.

Afhankelijk van CV en werkervaring behoort een aanstelling via EUFLEX (detacheringsbureau van de TU/e) tot de mogelijkheden.

Information and application

Over de TU/e

De TU/e is een internationaal vooraanstaande universiteit die ingenieurs van de toekomst opleidt en de grenzen van wetenschap en technologie verlegt voor een betere wereld. Op de levendige en inspirerende campus werkt en studeert een internationale community van ruim 4000 medewerkers en meer dan 12.000 studenten.

Education and Student Affairs (ESA)

De dienst Education and Student Affairs (ESA) is het centrale servicepunt voor docenten en (aankomende) studenten van de Technische Universiteit Eindhoven en levert een scala aan diensten op het gebied van onderwijskundige ondersteuning, onderwijslogistiek, studievaardigheden, loopbaanbegeleiding, gebruik van ICT-middelen in het onderwijs, professionele vaardigheden en taalonderwijs. Daarnaast ondersteunt ESA het College van Bestuur, de Deans van het Bachelor College en de Graduate School, alsmede de faculteiten op de terreinen van onderwijsbeleid, wet en -regelgeving, kwaliteitszorg, opleidings- en instellingsaccreditatie, onderwijsvernieuwing en internationalisering.

Binnen de TU/e is alle onderwijsondersteuning ondergebracht in de dienst Education and Student Affairs (ESA) met daarbinnen het Center for Student Administration waar alle administratieve processen voor het onderwijs van de TU/e worden uitgevoerd.

Meer informatie

• Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met de vacaturehouder, dhr. S. (Steven) Fritts, e-mail: s.l.fritts[at]tue.nl.
• Voor vragen over het sollicitatieproces f de arbeidsvoorwaarden, neem contact op met HRServices.SupportUnits[at]tue.nl.
• Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer informatie over werken bij de TU/e.

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd? Via de solliciteer-knop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties. Graag zien we jouw motivatiebrief in het Engels.

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

We kijken uit naar je sollicitatie!

APPLY NOW